Yönetici asistanı ya da sekreteri olarak işe başlayan kişiler, çalıştıkları kurumda bağlı bulunduğu yöneticinin kurum dışında veya içindeki iletişimini sağlamak amacıyla zaman harcarlar. Bunun için belli zaman aralıklarında organizasyonlar yaparak çalışma planları hazırlar ve bu çalışma planlarını uygulanması ya da denetlenmesini sağlar.

Günümüzde her firma yöneticiler için bir asistan ya da sekreter tahsis ederek önemli bir pozisyon verilmektedir. Dolayısıyla yönetici asistanı veya sekreterlik pozisyonda çalışmayı düşünenler, kariyeri için önemli bir basamak olarak düşünülebilir. Çünkü yöneticiye en yakın kişi olması hasebiyle çalışma esasları işin işleyiş biçimi ve firmanın bütün ince ayrıntılarını rahatça öğrenebilme imkanı da yakalayabilen kişidir. Yönetici asistanı veya sekreteri olanlar iletişim konusunda ve insanlarla diyalog kurmada başarılı olan kişilerdir.

Yönetici asistanının görevleri nelerdir

• İyi derecede yabancı dil bilmek
• Çalıştığı büroda bütün araç gereçlerin temin edilmesi
• Gerektiğinde çalıştığı kurumun bürosunda bulunan küçük alet ve makinelerin bakım ve onarımını yapmak
• Sorumlu olduğu yöneticinin bütün çalışma programları hazırlamak ve hizmet verdiği yöneticinin günlük faaliyetlerini takip etmek
• Firma ile ilgili bütün bilgi haber ve önemli malumatları yöneticisine iletmek
• Önemli konuları anında iletişim araçları vasıtasıyla yöneticiye iletmek
• Firmanın menfaatleri doğrultusunda gerekli randevuların alınması
• Kuruma gelen kişi ya da misafir mahiyetindeki insanların karşılanması
• Her türlü yazı ve yazışmaların zamanında yapılarak kayıt edilmesi, sınıflandırılması, çoğaltılması, dağıtılması gibi işlemlerin muntazam yapılması
• Hizmet verdiği yöneticinin yazışma dökümanlarını, dosyalarını gerektiğinde arşivlenmesini sağlamak
• Bir toplantıya semineri katılınacaksa gündemin yazılı olarak hazırlanması
• Gerektiğinde konuşmacı olarak katılacak yöneticinin kullanacağı bütün materyallerin hazırlanıp düzene sokulması

Yönetici asistanı bazı durumlarda toplantı organizasyonları da yapmalıdır. Bu bağlamda oteller, konferans salonları, yurt dışı bağlantılar, pasaport işlemleri, seyahat materyallerini zamanında hazırlanmalıdır.

Yönetici Asistanının Kullandığı Araç-Gereç ve Ekipmanlar

Her türlü iletişim, medya araç gereçlerinin muntazam bir şekilde kullanılması. Bu bağlamda fotokopi makinası, belgegeçer, bilgisayar, telefon, slayt hazırlama programları, photoshop programları, projeksiyon cihazı gibi görsel ve iletişim araç gereçleri başta telefon olmak üzere, her türlü büro malzemeleri ve ekipmanları da kullanmak zorundadır.

Yönetici Sekreteri Olmak İçin Gerekli Özellikler

Yönetici asistanı olmak isteyen kişilerin diksiyonu düzgün, bakımlı, giyimine özen gösteren, prezantabl, sorumluluk sahibi, sabırlı, nazik, hoşgörülü kişiler olması en çok aranan kriterler arasındadır.

Ayrıca dakik olmak, sorumluluk alabilme, iletişim kurma, insan ilişkilerinde başarılı olma yeteneği de istenir. Her türlü zorluk ve problem karşısında doğru karar vererek acil çözümler üretebilmek yönetici asistanının özellikleri arasında yer alır.

Yönetici Asistanı Çalışma Koşulları

Daha ziyade bürolarda görev yapan yönetici sekreteri sabah erken iş yerinde olur. Mesaisi bitince evine gider ancak yönetici pozisyonundaki kişi ile sürekli iletişim halinde olmak zorundadır. Bazen işleri evden bile yönetmek zorunda olduğu durumlar yaşayabilir. Hele hele özel sektörde bu konumda iseniz “Ben mesai dışındayım, şu anda size cevap veremem.” gibi bir lüksünüz maalesef olamaz.

Asistanlığını yaptığınız kişinin bazı durumlarda hafta sonları bile işi gereği yurt dışında veya yurt içinde yanında olmak zorunda olabilirsiniz. Kısaca söylemek gerekirse, bir aile kurmak isteyen ve evliliğin devamını zorlamak isteyenlerin kolay kolay başaramayacağı bir meslek olarak kabul edilmelidir.

Hiçbir eş sürekli olarak başka bir yerde ya da işinden geç gelen birisi ile hayatını uzun süre devam ettirmeyi düşünmez. Bağımsız, özgür ve bekar kişiler bu mesleği tercih etmektedir.

Yönetici asistanı sekreteri olmak için alınması gereken eğitim

Üniversitelerin önlisans programlarında “büro yönetimi” ya da “yönetici sekreterliği” alanını bitirip bu mesleği yapabilirsiniz. Lise mezunu olan herhangi biri yukarıda saydığımız özellikleri taşıması halinde rahatlıkla yönetici asistanlığı yapabilir.

Bu işlerde genelde tecrübe aranmaktadır. Eğitim durumu  ikinci aşamada sorulmaktadır.

Yönetici sekreteri iş imkanları çalışma alanları

İşlerin hızlı bir şekilde düzenlenmesi ve iletişimin güçlü kılınması amacıyla önemli pozisyonunda olan yöneticiler genelde yanına bir sekreter ya da asistan adı verilen personel almaktadır. Dolayısıyla oldukça popüler olan bu meslek, iş imkanı açısından oldukça geniş yelpazede düşünülmelidir.

Özel sektörün istihdam kademesinin en önemli bireyi olarak kabul edilen bu kişi bazı durumlarda yönetici gibi hareket etmektedir. Çünkü işe gelmeyen ya da yetişemeyen bağlı bulunduğu yönetici yetki devri yapabilir. Yani sekreterine bazı işlerin hızlı bir şekilde yürütülmesi amacıyla talimatlar verebilir.

Uluslararası çalışan kurum ya da kuruluşlar yabancı dil bilen yönetici asistanı tercih etmektedir. Çünkü nitelikli eleman olarak kabul edilen yabancı dil konuşabilen yönetici sekreteri hem işlerin hızlı bir şekilde yürümesi, hem de uluslararası anlamda iş yapmak için yetkin bir personeldir.

İletişim araçlarını hızlı ve etkin kullanabilen yönetici sekreteri her yerde rahatlıkla iş bulabilmektedir.

Yönetici asistanı sekreteri maaşı ne kadar

Yerine göre asgari ücret, yerine göre de fahiş fiyata çalışan yönetici sekreteri mevcuttur. Buradan, bu işi yapmak isteyen gençlere tavsiyemiz; önce aile düzeninizi hesaplamak, sonrasında yönetici asistanı maaşını dikkate almak  mecburiyetiniz olduğunu unutmayınız! Yapılacak olan bu meslek, size umduğunuzdan fazla para kazandırırken, farkında olmadan geleceğinizin ayaklarınızın altında kaybolup gittiğini göremezsiniz bile!

Bir önceki yazımız olan Stres Atma-Öfke Kontrol Merkezi Açmak başlıklı makalemizde İlginç iş fikirleri, öfke kontrolü için dükkan ve öfke ve sinir kontrol merkezi hakkında bilgiler verilmektedir.