Yönetici asistanı ya da sekreteri olarak işe başlayan kişiler, çalıştıkları kurumda bağlı bulunduğu yöneticinin kurum dışında veya içindeki iletişimini sağlamak amacıyla zaman harcarlar. Bunun için belli zaman aralıklarında organizasyonlar yaparak çalışma planları hazırlar ve bu çalışma planlarını uygulanması ya da denetlenmesini sağlar. Günümüzde her firma yöneticiler için bir asistan ya da sekreter tahsis ederek önemli […]
Yönetici asistanı ya da sekreteri olarak işe başlayan kişiler, çalıştıkları kurumda bağlı bulunduğu yöneticinin kurum dışında veya içindeki iletişimini sağlamak amacıyla zaman harcarlar. Bunun için belli zaman aralıklarında organizasyonlar yaparak çalışma planları hazırlar ve bu çalışma planlarını uygulanması ya da denetlenmesini sağlar.
Günümüzde her firma yöneticiler için bir asistan ya da sekreter tahsis ederek önemli bir pozisyon verilmektedir. Dolayısıyla yönetici asistanı veya sekreterlik pozisyonda çalışmayı düşünenler, kariyeri için önemli bir basamak olarak düşünülebilir. Çünkü yöneticiye en yakın kişi olması hasebiyle çalışma esasları işin işleyiş biçimi ve firmanın bütün ince ayrıntılarını rahatça öğrenebilme imkanı da yakalayabilen kişidir. Yönetici asistanı veya sekreteri olanlar iletişim konusunda ve insanlarla diyalog kurmada başarılı olan kişilerdir.
Yönetici asistanı bazı durumlarda toplantı organizasyonları da yapmalıdır. Bu bağlamda oteller, konferans salonları, yurt dışı bağlantılar, pasaport işlemleri, seyahat materyallerini zamanında hazırlanmalıdır.
Her türlü iletişim, medya araç gereçlerinin muntazam bir şekilde kullanılması. Bu bağlamda fotokopi makinası, belgegeçer, bilgisayar, telefon, slayt hazırlama programları, photoshop programları, projeksiyon cihazı gibi görsel ve iletişim araç gereçleri başta telefon olmak üzere, her türlü büro malzemeleri ve ekipmanları da kullanmak zorundadır.
Yönetici asistanı olmak isteyen kişilerin diksiyonu düzgün, bakımlı, giyimine özen gösteren, prezantabl, sorumluluk sahibi, sabırlı, nazik, hoşgörülü kişiler olması en çok aranan kriterler arasındadır.
Ayrıca dakik olmak, sorumluluk alabilme, iletişim kurma, insan ilişkilerinde başarılı olma yeteneği de istenir. Her türlü zorluk ve problem karşısında doğru karar vererek acil çözümler üretebilmek yönetici asistanının özellikleri arasında yer alır.
Daha ziyade bürolarda görev yapan yönetici sekreteri sabah erken iş yerinde olur. Mesaisi bitince evine gider ancak yönetici pozisyonundaki kişi ile sürekli iletişim halinde olmak zorundadır. Bazen işleri evden bile yönetmek zorunda olduğu durumlar yaşayabilir. Hele hele özel sektörde bu konumda iseniz “Ben mesai dışındayım, şu anda size cevap veremem.” gibi bir lüksünüz maalesef olamaz.
Asistanlığını yaptığınız kişinin bazı durumlarda hafta sonları bile işi gereği yurt dışında veya yurt içinde yanında olmak zorunda olabilirsiniz. Kısaca söylemek gerekirse, bir aile kurmak isteyen ve evliliğin devamını zorlamak isteyenlerin kolay kolay başaramayacağı bir meslek olarak kabul edilmelidir.
Hiçbir eş sürekli olarak başka bir yerde ya da işinden geç gelen birisi ile hayatını uzun süre devam ettirmeyi düşünmez. Bağımsız, özgür ve bekar kişiler bu mesleği tercih etmektedir.
Üniversitelerin önlisans programlarında “büro yönetimi” ya da “yönetici sekreterliği” alanını bitirip bu mesleği yapabilirsiniz. Lise mezunu olan herhangi biri yukarıda saydığımız özellikleri taşıması halinde rahatlıkla yönetici asistanlığı yapabilir.
Bu işlerde genelde tecrübe aranmaktadır. Eğitim durumu ikinci aşamada sorulmaktadır.
İşlerin hızlı bir şekilde düzenlenmesi ve iletişimin güçlü kılınması amacıyla önemli pozisyonunda olan yöneticiler genelde yanına bir sekreter ya da asistan adı verilen personel almaktadır. Dolayısıyla oldukça popüler olan bu meslek, iş imkanı açısından oldukça geniş yelpazede düşünülmelidir.
Özel sektörün istihdam kademesinin en önemli bireyi olarak kabul edilen bu kişi bazı durumlarda yönetici gibi hareket etmektedir. Çünkü işe gelmeyen ya da yetişemeyen bağlı bulunduğu yönetici yetki devri yapabilir. Yani sekreterine bazı işlerin hızlı bir şekilde yürütülmesi amacıyla talimatlar verebilir.
Uluslararası çalışan kurum ya da kuruluşlar yabancı dil bilen yönetici asistanı tercih etmektedir. Çünkü nitelikli eleman olarak kabul edilen yabancı dil konuşabilen yönetici sekreteri hem işlerin hızlı bir şekilde yürümesi, hem de uluslararası anlamda iş yapmak için yetkin bir personeldir.
İletişim araçlarını hızlı ve etkin kullanabilen yönetici sekreteri her yerde rahatlıkla iş bulabilmektedir.
Yerine göre asgari ücret, yerine göre de fahiş fiyata çalışan yönetici sekreteri mevcuttur. Buradan, bu işi yapmak isteyen gençlere tavsiyemiz; önce aile düzeninizi hesaplamak, sonrasında yönetici asistanı maaşını dikkate almak mecburiyetiniz olduğunu unutmayınız! Yapılacak olan bu meslek, size umduğunuzdan fazla para kazandırırken, farkında olmadan geleceğinizin ayaklarınızın altında kaybolup gittiğini göremezsiniz bile!
Bir önceki yazımız olan Çeviri Yaparak Para Kazanmak başlıklı makalemizde Çeviri ajansı açmak, Çeviri işinden gelir elde etme ve kitap çevirme işi hakkında bilgiler verilmektedir.